Incasso aanmaningsbrief

Tips voor de aanmaningsbrief

Iedere ondernemer heeft helaas wel eens met wanbetalers te maken. Helaas betalen niet alle klanten even goed en hier kunt u het beste meteen actie op ondernemen. Het eerste dat u zelf al kunt doen is een betalingsherinnering sturen. Wordt hier geen gehoord aan gegeven dan kunt u een aanmaningsbrief versturen. Weet u niet hoe een aanmaningsbrief opgebouwd moet zijn of wat hier precies in moet staan, dan helpen wij u hier graag bij.
 

Wat is een aanmaning?

Voor we meer uitleg gaan geven over de aanmaningsbrief, leggen we eerst helder uit wat een aanmaning precies is en betekent. Een aanmaning is kort gezegd, een mededeling van een schuldeiser (crediteur) waarin de schuldenaar (debiteur) een laatste termijn wordt gesteld om alsnog tot betaling over te gaan van een factuur. Een ander woord voor aanmaning is ook wel sommatie. Een aanmaning is juridisch gezien niet hetzelfde als een ingebrekestelling, want daarvoor gelden andere wettelijke regels. Gebruikelijk voor aan aanmaning, is om dit schriftelijke per brief te doen, maar mondeling of telefonisch aanmanen kan ook indien gewenst. Zelfs een aanmaning per e-mail is rechtsgeldig en gebruikelijk. Dit geldt ook voor een aanmaning per sms of WhatsApp.

Hoe werkt een aanmaning precies?

Een aanmaning biedt de niet betalende klant, ook wel de debiteur genoemd, de kans om een openstaande factuur of meerdere facturen, te betalen, voordat de vordering ter incasso uit handen wordt gegeven aan een incassobureau. In deze aanmaning kan de debiteur gewaarschuwd worden voor de consequenties van het niet-betalen van de factuur. Over het algemeen wordt het grootste gedeelte van de rekeningen betaald na deze aanmaningsbrief.

Wanneer vervolgens niet wordt betaald moet er een ingebrekestelling worden verstuurd. Deze laatste aanmaning is over het algemeen meer dwingend van toon, het moet immers duidelijk zijn dat dit de laatste mogelijkheid waarin een redelijke termijn is gegeven om vrijwillig te betalen zonder kostenverhogende incassomaatregelen.

Wat staat er allemaal in een aanmaning of ingebrekestelling?

Een voorbeeld van wat er allemaal in een aanmaning hoort te staan, vindt u hieronder;

Onderwerp: aanmaning / ingebrekestelling

Geachte heer/mevrouw,

Bij controle van onze administratie hebben wij geconstateerd dat u nog niet tot betaling van het onderstaande bent overgegaan. De betalingstermijn is inmiddels verstreken.

[specificatie van opeisbare facturen]

Voor deze factuur is u eerder al een betalingsherinnering gezonden. Desondanks is de betaling nadien uitgebleven.

Wij verzoeken u vriendelijk het bovenstaande totaalbedrag alsnog binnen [3-7] dagen na dagtekening van deze brief te zijn bijgeschreven. Betaling dient plaats te vinden op IBAN [uw IBAN] ten name van [uw bedrijfsnaam] te [uw vestigingsplaats] onder vermelding van bovenvermeld(e) factuurnummer(s).

Als tijdige betaling onverhoopt uitblijft, zie ik mijzelf helaas genoodzaakt de vordering ter incasso uit handen te geven aan incassobureau AGIN Otten. In dat geval zal tevens aanspraak worden gemaakt op vergoeding van de verschuldigde rente en buitengerechtelijke incassokosten. Vooralsnog verwacht ik dat het zover niet hoeft te komen en dat u alsnog aan uw financiële verplichtingen zult voldoen.

Mocht de betaling inmiddels hebben plaatsgevonden, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[uw (bedrijfs)naam]

Een voorbeeldbrief incasso kunt u gratis downloaden op onze website.

De aanmaning is opgesteld als template, zodat u de aanmaning zelf eenvoudig kunt opstellen en aanpassen. De lay-out kunt u uiteraard aanpassen aan uw eigen huisstijl.

Tips om de voorbeeldbrief incassokosten te gebruiken

1.      Wacht niet te lang met het versturen van uw aanmaningsbrief, maar verstuur deze op korte termijn. De stappen die normaal gesproken genomen worden zijn: Verstuur de betalingsherinnering. Bel de debiteur vervolgens voor betaling. Verstuur de aanmaning. Wordt hier nog niet op gereageerd, geef de incasso dan uit handen.

U bent niet verplicht om deze stappen te doorlopen, er zijn enkel voor particuliere aanmaning wettelijke regels waar de aanmaning aan moet voldoen. Dit in verband met de veertiendagen aanzegging, dit wordt ook wel de veertiendagenbrief genoemd.

2.      Zorg dat u een korte aanmaningstermijn hanteert in de aanmaning. Dit omdat de debiteur anders minder druk ervaart. Wij adviseren om een uiterlijke betalingstermijn van 7 dagen te gebruiken.

3.      Verwerk in de aanmaning nog geen kosten, het doel is immers om de debiteur vrijwillig te laten betalen zonder de relatie te beschadigen.

Al uw incassozaken uit handen geven

Al onze medewerkers zijn goed opgeleide specialisten. Onze incassospecialisten staan klaar om al uw incasso zorgen uit handen te nemen. AGIN Otten kan het gehele incassoproces uit handen nemen. Hierdoor kunnen wij transparanter, sneller en voor een beter tarief werken dan andere incassobureaus. Alle betrokkenen bij een incassoproces kunnen dezelfde contactpersoon bereiken. Bij incassobureau AGIN Otten komen dus geen callcenters kijken en worden incassozaken persoonlijk en met optimale kennis afgehandeld.