Incasseren op maat,
dát is AGIN Otten
Kennisbank: Incasso bedrijven
Voor veel ondernemers hoort het er helaas bij: facturen die niet of pas na meerdere herinneringen worden betaald. In een gezonde bedrijfsvoering is het belangrijk dat openstaande vorderingen niet te lang blijven liggen. Hoe langer een factuur onbetaald blijft, hoe groter de kans dat het innen lastiger wordt. Een duidelijk incassoproces helpt om grip te houden op uw debiteuren en voorkomt onnodige financiële druk op uw onderneming.
In deze kennisbank vindt u praktische informatie over incasso voor bedrijven en debiteurenbeheer. Wanneer is het verstandig om een gerechtsdeurwaarder in te schakelen? Welke stappen kunt u zelf nemen voordat een incassoprocedure start? En wat zijn de mogelijkheden wanneer een klant structureel niet betaalt? Dit soort vragen spelen bij veel ondernemers, zowel bij kleine organisaties als bij grotere bedrijven met een uitgebreid klantenbestand.
Daarnaast gaan de artikelen in op onderwerpen zoals de wettelijke betalingstermijnen, het belang van een correcte aanmaning en de rol van een gerechtsdeurwaarder binnen het incassotraject. Door tijdig en zorgvuldig te handelen, kunnen veel betalingsproblemen worden opgelost voordat een juridische procedure noodzakelijk wordt.
De kennisbankartikelen op deze pagina geven inzicht in de praktijk van incasso en laten zien welke mogelijkheden er zijn om openstaande facturen alsnog te innen. Zo krijgt u een beter beeld van de stappen die u kunt nemen om uw debiteurenbeheer professioneel en effectief in te richten.
Betaalt een klant structureel te laat? Lees welke stappen u als ondernemer kunt nemen om betaalproblemen te beperken en wanneer incasso verstandig is.
Wat kost een gerechtsdeurwaarder en wie betaalt de kosten? Lees welke kosten kunnen ontstaan bij incasso, dagvaarding en beslag en wie daarvoor opdraait.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een gerechtsdeurwaarder? Lees wanneer u welke partij inschakelt bij een openstaande factuur.
Wat doet een gerechtsdeurwaarder precies? Lees welke taken een gerechtsdeurwaarder uitvoert bij incasso, dagvaarding, beslag en ontruiming.
Een openstaande vordering lijkt vaak nog “wel binnen te komen”, maar in de praktijk zien wij dat ondernemers vorderingen maanden of zelfs jaren op de plank laten liggen. Het grootste risico? Dat een vordering verjaart en juridisch niet meer afdwingbaar is. In de praktijk betekent dit dat je jouw recht op betaling verliest, zelfs als je volledig in je recht staat. Dit maakt het voorkomen van verjaring van een vordering essentieel. Voor reguliere geldvorderingen geldt in Nederland een verjaringstermijn van vijf jaar. Voor facturen aan consumenten geldt meestal twee tot vijf jaar, afhankelijk van de situatie. Bij twijfel: noteer altijd de datum van levering of factuurdatum; dit is het startpunt van de verjaring. Zodra een betaling uitblijft, stuur je direct een eerste vriendelijke herinnering. Volg dit op met een aanmaning als de betaling uitblijft. Stuur als laatste een ingebrekestelling, zodat de schuldenaar in verzuim is. Dit houdt niet alleen het contact warm, maar kan ook helpen om discussie over verjaring later te voorkomen. Zie onze voorbeeldbrieven voor meer informatie. Als de debiteur de schuld schriftelijk erkent of vrijwillig een deel van de vordering voldoet, start de verjaring opnieuw. Dit kan bijvoorbeeld met een e-mail waarin de klant aangeeft: “Ik erken dat ik nog moet betalen en zal het bedrag overmaken.” Het is een eenvoudige maar effectieve manier om de termijn te verlengen. Als aanmaningen niet helpen, laat ons dan een aanmaning versturen of een gerechtelijke procedure starten. Zodra een gerechtelijke procedure loopt, wordt de verjaring opgeschort totdat de rechter een uitspraak doet. Dit voorkomt dat de vordering zomaar verjaart terwijl je wacht op betaling. Noteer factuurdatum, betalingstermijn, aanmaningen en correspondentie. Een goed dossier is cruciaal als je later moet aantonen dat de vordering nog steeds geldig is. Ook helpt het bij het herkennen van patronen in betaalgedrag van klanten. Vorderingen die ouder worden, verdienen extra aandacht. Neem regelmatig contact op en herhaal herinneringen. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de debiteur in financiële problemen komt of dat de vordering verjaart. Wacht niet tot het te laat is. Door tijdig te handelen en de juiste stappen te zetten, voorkom je dat jouw vordering haar waarde verliest.
Als u een consument wilt aanmanen tot betaling, schrijft de Wet Incassokosten (WIK) voor dat u eerst een 14-dagenbrief verstuurt. Zonder deze brief kunt u de incassokosten later niet volledig verhalen. AGIN Otten ziet regelmatig brieven die inhoudelijk niet correct opgesteld en berekend zijn, waardoor deze opnieuw verzonden moeten worden. Hoe voorkomt u dit? Wat moet erin staan? Het openstaande bedrag en factuurnummer. Een betaaltermijn van minimaal 14 dagen, gerekend vanaf de dag ná ontvangst van de aanmaning. Het exacte bedrag aan incassokosten volgens de WIK-staffel (minimaal €40). Het exacte bedrag aan eventueel te vorderen BTW (afhankelijk van het feit of u wel of geen BTW in rekening brengt op uw factuur). Duidelijke betaalinstructies en contactgegevens. Waarom zo strikt? De WIK beschermt consumenten tegen onverwachte kosten. Voor u betekent dit: alleen bij een correcte brief mag u incassokosten én wettelijke rente rekenen. Tip: Verstuur de brief ook per e-mail met leesbevestiging. Zo kunt u aantonen dat de termijn correct is gestart. Met een juiste 14-dagenbrief voorkomt u discussie en vergroot u de kans op volledige vergoeding van kosten. Klik hier om een voorbeeld te vinden van een correcte 14-dagenbrief en tevens een rekenmodule om het juiste bedrag aan incassokosten te berekenen. U treft hier tevens een aantal andere voorbeeldbrieven zoals een aanmaning en ingebrekestelling.
Vanaf welk bedrag kunt u een incassobureau inschakelen? Lees of er een minimumbedrag geldt, welke kosten meespelen en wanneer overdracht verstandig is.
Ontdek wat hoofdelijke aansprakelijkheid is, wanneer je het bent en verschillende voorbeelden.
Wat is aanhangig maken? "Aanhangig maken" verwijst naar het formeel starten van een rechtszaak door een geschil of vordering in te dienen bij de rechtbank. Het proces van aanhangig maken omvat het indienen van de benodigde documenten en het starten van een juridische procedure die leidt tot een officiële rechtszaak. Normaal gesproken begint het met het uitbrengen van een dagvaarding Hoe werkt het? Voorbereiding van de documenten: Om een zaak aanhangig te maken, moeten de benodigde documenten worden voorbereid. Dit omvat een dagvaarding waarin de vordering of het geschil wordt omschreven. Betekening aan de tegenpartij: De dagvaarding wordt aan de wederpartij (de gedaagde) betekend. Deze wordt dus op de hoogte worden gesteld van de rechtszaak. Indiening bij de rechtbank: De dagvaarding wordt vervolgens ingediend bij de rechtbank. Wat zijn de volgende stappen na het aanhangig maken? Na het aanhangig maken van een zaak volgen doorgaans de volgende stappen: Verweer en schriftelijke rondes De verweerder krijgt de kans om schriftelijk te reageren (conclusie van antwoord) of uitstel hiervan te vragen. Als de gedaagde partij reageert mag de eisende partij hierop reageren (conclusie van repliek) Hierna mag de gedaagde partij nog eenmaal reageren (conclusie van dupliek) Voorbereidende zitting/comparitie Op ieder moment kan de rechter een comparitie van partijen gelasten. Dit is een zitting waarbij de eisende en gedaagde partij persoonlijk moeten verschijnen om verduidelijking en/of informatie te krijgen of een schikking te bevorderen. Bewijslevering en getuigenverhoor Indien nodig kunnen partijen bewijs overleggen of getuigen oproepen. Uitspraak (vonnis) De rechter doet uitspraak, de omvang van de zaak bepaalt de termijn waarop vonnis kan worden gewezen. Eventuele hoger beroep of cassatie Indien een partij het niet eens is met de uitspraak, kan deze in hoger beroep of cassatie gaan. Heeft u vragen over het aanhangig maken van een zaak of wilt u meer informatie over hoe dit proces in uw specifieke situatie werkt? Neem gerust contact met ons op.