Een zakelijke klant betaalt een factuur niet op tijd. Mag u dan direct incassokosten rekenen? Bij bedrijven hangt dat voor een belangrijk deel af van de afspraken die u vooraf heeft gemaakt.

Kijk eerst naar uw afspraken

Controleer de overeenkomst en uw algemene voorwaarden. Staat daarin wat er gebeurt als een klant te laat betaalt? Dan zijn die afspraken belangrijk.

Denk aan de betalingstermijn, rente en eventuele kosten. De voorwaarden moeten wel op de juiste manier van toepassing zijn gemaakt.

Een herinnering is vaak verstandig

Bij zakelijke klanten is een aparte gratis herinnering niet in alle gevallen verplicht. Toch is een herinnering vaak wel slim.

Een factuur kan zijn blijven liggen of bij de verkeerde afdeling terecht zijn gekomen. Een korte herinnering kan dan genoeg zijn om betaling alsnog te krijgen.

Zo voorkomt u ook dat een goede klantrelatie onnodig onder druk komt te staan.

Hoe worden incassokosten bepaald?

Als er geen andere geldige afspraken zijn gemaakt, kan de wettelijke regeling voor buitengerechtelijke incassokosten richting geven aan het bedrag.

Bij zakelijke klanten kunnen partijen soms andere afspraken maken. Daarom is het belangrijk om niet alleen naar de hoogte van de factuur te kijken, maar ook naar het contract.

En hoe zit het met rente?

Bij een te late zakelijke betaling kan ook rente een rol spelen. Welke rente geldt, hangt af van de situatie en van de afspraken tussen partijen.

Leg daarom vooraf duidelijk vast welke betalingstermijn u gebruikt en wat er gebeurt als die termijn wordt overschreden.

Wat als uw klant de factuur betwist?

Zegt uw klant dat de factuur niet klopt? Dan is het verstandig om eerst te bekijken waar de discussie over gaat.

Misschien gaat het om de kwaliteit van het werk, een deel van de levering of een ander afgesproken bedrag. In dat geval draait het niet alleen om te laat betalen.

Een goed dossier met de overeenkomst, factuur en communicatie is dan extra belangrijk.

Wanneer schakelt u hulp in?

Blijft betaling uit nadat u duidelijk contact heeft opgenomen? Dan kan incasso een logische volgende stap zijn.

Bij AGIN Otten bekijken we eerst de vordering en de gemaakte afspraken. Daarna bepalen we welke kosten en rente in het dossier een rol kunnen spelen en welke aanpak past.

Heeft u een zakelijke factuur die onbetaald blijft? Neem dan contact met ons op. We kijken graag met u mee voordat u verdere stappen zet.