Een openstaande factuur hoeft niet direct een incassodossier te worden. Een klant kan een betaling vergeten of tijdelijk minder ruimte hebben. Toch is te lang wachten ook niet verstandig. Hoe langer een bedrag openstaat, hoe groter het risico voor uw eigen cashflow en hoe lastiger het kan worden om snel duidelijkheid te krijgen.

Het juiste moment om een vordering over te dragen hangt af van de afspraken, het betaalgedrag van de klant, de hoogte van het bedrag en de reactie op uw eerdere contact.

Controleer eerst uw eigen dossier

Kijk of de factuur klopt, naar het juiste adres is gestuurd en of de betalingstermijn is verstreken. Controleer ook of er een klacht of inhoudelijk bezwaar openstaat. Bewaar de overeenkomst, offerte, opdrachtbevestiging, algemene voorwaarden, factuur en relevante e-mails. Leg telefonische afspraken kort vast.

Volg snel op na de vervaldatum

Wacht niet automatisch weken. Een vriendelijke herinnering kort na de vervaldatum kan al voldoende zijn. Vraag of de factuur is ontvangen en waarom betaling uitblijft.

Bij zakelijke klanten is een betalingsherinnering niet altijd wettelijk verplicht, maar vaak wel verstandig. Bij consumenten gelden andere regels. Voordat buitengerechtelijke incassokosten kunnen worden gerekend, moet in de daarvoor geldende situatie eerst een correcte veertiendagenbrief zijn verstuurd.

Kijk verder dan één factuur

De oude AGIN Otten pagina “Speelt ú voor bank?” stelde een nuttige vraag. Bekijk uw debiteurenlijst bijvoorbeeld op facturen die meer dan 45, 60 of 90 dagen openstaan. Welke klanten komen steeds terug? Hoe hoog is het totale openstaande bedrag?

Een klant die één keer enkele dagen te laat betaalt vraagt een andere aanpak dan een klant die structureel maanden wacht. Ook meerdere kleine facturen kunnen samen betekenen dat u ongemerkt veel krediet aan een klant verstrekt.

Wanneer is extra tijd nog logisch?

Extra tijd kan passend zijn bij een vaste klant die normaal goed betaalt, direct reageert en een geloofwaardige reden geeft. Spreek dan wel een concrete betaaldatum af. Vermijd afspraken als “zo snel mogelijk”. Controleer direct na de afgesproken datum of het bedrag binnen is.

Is er tijdelijk weinig financiële ruimte, dan kan een haalbare betalingsregeling soms beter werken. Leg de afspraken duidelijk vast en volg iedere termijn op.

Signalen dat overdracht verstandig wordt

Overdracht wordt logischer wanneer betalingsbeloften niet worden nagekomen, de klant niet meer reageert, het openstaande bedrag blijft groeien of dezelfde klant steeds pas na meerdere herinneringen betaalt.

Let ook op veranderingen. Betaalde een klant jarenlang op tijd en loopt de achterstand nu snel op? Dan kan er meer aan de hand zijn. Vroeg handelen geeft meer mogelijkheden dan wachten totdat het dossier maanden oud is.

Wanneer draagt u een zakelijke vordering over?

Heeft u gecontroleerd dat de factuur klopt, is de betalingstermijn verstreken, heeft u contact gezocht en blijft betaling uit? Dan is het vaak verstandiger om het dossier te laten beoordelen dan nog meerdere keren dezelfde herinnering te sturen.

Een incassopartner kan namens u contact opnemen en bekijken welke minnelijke oplossing mogelijk is. Geeft dat geen resultaat, dan kan daarna worden beoordeeld of juridische stappen passend zijn.

Werk met een vaste interne grens

Voorkom dat iedere medewerker zelf bepaalt hoe lang wordt gewacht. Spreek intern af wanneer u belt, wanneer een herinnering volgt en wanneer een dossier voor overdracht wordt beoordeeld. U kunt daarbij onderscheid maken tussen een langdurige klant met goed betaalgedrag en een nieuwe klant die direct afspraken niet nakomt.

Bescherm de klantrelatie én uw eigen bedrijf

Een goede klantrelatie is belangrijk, maar structureel te late betaling hoort ook bij die relatie. U heeft geleverd en mag verwachten dat de afgesproken betaling wordt nagekomen. Professioneel opvolgen hoeft niet hard te zijn. Duidelijke communicatie en consequent handelen geven juist duidelijkheid aan beide kanten.

Twijfelt u of het tijd is om over te dragen?

Kijk dan naar drie punten: hoe oud is de vordering, hoe reageert de klant en welke afspraken zijn al niet nagekomen? Neem daarnaast de hoogte van het bedrag en het eerdere betaalgedrag mee.

AGIN Otten kan beoordelen welke aanpak bij uw dossier past. Het doel is niet automatisch de zwaarste stap te zetten, maar op tijd te schakelen en te voorkomen dat u een klant ongemerkt steeds meer krediet blijft geven.