E-facturatie wordt verplicht: dit verandert er voor bedrijven

Het kabinet wil facturen tussen bedrijven verplicht digitaal maken. Vanaf 1 juli 2030 moeten bedrijven elkaar e-facturen sturen in plaats van facturen per e-mail of post. Vanaf 1 juli 2031 moeten zij deze facturen ook digitaal rapporteren aan de Belastingdienst. Zo krijgt digitaal factureren binnen een paar jaar de standaard, in plaats van een keuze.

Vraagt u zich af wat een e-factuur precies is? Een e-factuur is een factuur in een vast digitaal formaat, die automatisch door boekhoudsystemen kan worden gelezen en verwerkt. Dit is iets anders dan een pdf-factuur per e-mail: die moet nu nog handmatig worden ingelezen of overgetypt, en juist dat proces wil het kabinet overbodig maken.

Waarom deze verplichting?

De regel komt van een Europese richtlijn: "btw in het digitale tijdperk". Het doel is simpel. Bedrijven in de EU werken nu allemaal op een andere manier. Dat kost tijd en geld, en maakt het lastiger om zaken te doen over de grens. Met één digitale manier van factureren wordt werken binnen Europa makkelijker. Ook kan de Belastingdienst zo sneller en beter fraude opsporen, omdat facturen per transactie worden gerapporteerd in plaats van achteraf in een verzamelaangifte.

Voor wie geldt dit?

De verplichting geldt voor alle transacties tussen bedrijven (B2B), zowel binnen Nederland als binnen de EU. Nederland kiest, net als Frankrijk, Duitsland, België, Polen en Italië, ervoor om ook binnenlandse facturen onder de regel te laten vallen. Dat betekent dat de meeste Nederlandse ondernemers hiermee te maken krijgen, ook als zij alleen zaken doen binnen Nederland.

Er is één uitzondering. Bedrijven met de kleineondernemersregeling (KOR) hoeven niet mee te doen. Dit geldt voor ondernemers met een omzet tot € 20.000 per jaar. Zij mogen op de huidige manier blijven factureren.

Hoe zit het met de veiligheid van uw gegevens?

Facturen bevatten gevoelige bedrijfsinformatie. Het kabinet geeft aan dat de veiligheid van deze gegevens een harde voorwaarde is bij de invoering van de nieuwe regels. Zo krijgen medewerkers van de Belastingdienst alleen toegang tot gegevens die zij nodig hebben voor hun taak, en wordt elk gebruik van gegevens vastgelegd. Ook is het plan om gegevens niet onbeperkt te bewaren, maar aan een bewaartermijn van tien jaar te binden.

Wat betekent dit voor uw bedrijf?

Werkt u al met een digitaal boekhoudpakket? Dan is de overstap voor u waarschijnlijk klein. Stuurt u uw facturen nog via e-mail of post, dan is dit anders. Op enig moment moet er worden overgestapt op een digitaal systeem dat e-facturen kan versturen en ontvangen.

Dat vraagt even wat tijd en investering, maar het levert ook wat op: minder handwerk, minder fouten in uw administratie en facturen die sneller worden verwerkt en betaald.

Een deel van late betalingen kan ontstaan door onduidelijkheid, denk hierbij aan een factuur die in de spam is beland, een verkeerd factuurnummer, of gegevens die handmatig verkeerd zijn overgetypt. Omdat een e-factuur in een vast, digitaal formaat rechtstreeks in het boekhoudsysteem van uw klant terechtkomt, is die kans kleiner. Facturen worden sneller herkend, sneller goedgekeurd en dus ook sneller betaald.

Dat betekent niet dat achterstallige betalingen helemaal verdwijnen, maar wel dat een deel van de administratieve vertraging wegvalt die nu nog vaak de oorzaak is van een late betaling. Blijft een factuur, e-factuur of niet, toch onbetaald? Dan staan wij als gerechtsdeurwaarderskantoor klaar om dat voor u op te lossen.

De overheid werkt de plannen dit najaar verder uit. Het wetsvoorstel gaat dan eerst in internetconsultatie, voordat het naar verwachting voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer wordt ingediend. Daarna volgt de daadwerkelijke invoering: e-facturatie vanaf 1 juli 2030 en de digitale rapportage vanaf 1 juli 2031.