Openstaande facturen kosten meer tijd dan veel ondernemers denken. U moet controleren, herinneringen sturen, bellen en afspraken bijhouden. Zolang het om een paar facturen gaat, lukt dat vaak prima. Maar als uw bedrijf groeit, kan debiteurenbeheer steeds meer aandacht vragen.

Dan kan uitbesteden interessant zijn. U houdt zelf grip op uw klanten, maar de dagelijkse opvolging wordt voor u geregeld.

Wat valt onder debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is alles wat u doet om facturen op tijd betaald te krijgen. Dat begint al voordat een factuur vervalt. Denk aan duidelijke betaalafspraken, snel factureren en goed bijhouden wanneer een termijn voorbij is.

Daarna volgen herinneringen en contact met klanten. Soms is één mail genoeg. Soms is een telefoongesprek nodig. Ook betaalafspraken moeten worden vastgelegd en gevolgd.

Goed debiteurenbeheer voorkomt dat kleine achterstanden ongemerkt groter worden.

Wanneer wordt uitbesteden interessant?

Een eerste signaal is tijdgebrek. Merkt u dat herinneringen blijven liggen omdat andere werkzaamheden voorgaan? Dan wordt het proces kwetsbaar.

Een tweede signaal is dat verschillende medewerkers ieder hun eigen aanpak hebben. De ene klant krijgt na zeven dagen een herinnering. Een andere klant wordt pas na drie weken gebeld. Daardoor wordt het voor klanten minder duidelijk wat zij kunnen verwachten.

Ook groei kan een reden zijn. Meer klanten betekent meestal meer facturen en dus ook meer opvolging. U hoeft niet te wachten tot het misgaat. Juist in een groeifase kan het slim zijn om een vast proces neer te zetten.

Verliest u dan het contact met uw klant?

Dat hoeft niet. Uitbesteden betekent niet dat u de klantrelatie uit handen geeft. Goede afspraken bepalen wie welk contact doet.

U kunt bijvoorbeeld afspreken dat vragen over de levering altijd bij u blijven. De externe partij houdt zich dan alleen bezig met betaling en opvolging.

Bij belangrijke klanten kan een andere aanpak passen dan bij kleine losse opdrachten. Maatwerk blijft mogelijk.

Meer informatie vindt u op onze pagina over debiteurenbeheer uitbesteden.

Wat levert uitbesteden op?

De grootste winst is vaak rust. Er is een vast moment waarop openstaande facturen worden bekeken. Herinneringen worden niet meer verstuurd wanneer iemand toevallig tijd heeft.

Ook krijgt u sneller zicht op klanten die vaker te laat betalen. Dat kan belangrijk zijn voor nieuwe opdrachten. Misschien wilt u bij zo'n klant andere betaalvoorwaarden gebruiken of eerst een deel vooruit laten betalen.

Daarnaast houdt uw eigen team meer tijd over voor werk dat direct bij uw bedrijf hoort.

Waar moet u vooraf op letten?

Maak duidelijke afspraken over de werkwijze. Wanneer gaat de eerste herinnering uit? Wanneer wordt gebeld? Wanneer komt een dossier terug naar u? En wanneer wordt bekeken of incasso nodig is?

Bespreek ook welke toon bij uw organisatie past. Een zorgorganisatie communiceert anders dan een groothandel. De aanpak moet passen bij uw klanten en bij uw bedrijf.

Tot slot is goede informatie belangrijk. Zorg dat facturen, contactgegevens en betaalafspraken compleet zijn. Hoe beter de basis, hoe makkelijker de opvolging.

Debiteurenbeheer en incasso zijn niet hetzelfde

Debiteurenbeheer is vooral gericht op op tijd betalen en vroeg opvolgen. Incasso komt in beeld wanneer gewone opvolging niet genoeg resultaat geeft.

Een duidelijke grens tussen die twee voorkomt dat dossiers te lang blijven hangen. Uw klant krijgt eerst een normale kans om te betalen. Werkt dat niet, dan kan het dossier op tijd worden overgedragen.

Wilt u weten of uitbesteden past bij uw organisatie? Neem dan contact op met AGIN Otten. We bekijken graag samen waar in uw huidige proces de meeste tijd verloren gaat en welke vorm van ondersteuning daarbij past.