Een klant betaalt niet op tijd, maar u wilt de relatie niet direct op scherp zetten. Dan kan pre incasso een goede tussenstap zijn. De klant krijgt nog één duidelijke kans om te betalen voordat een gewoon incassotraject begint.

Pre incasso is vooral geschikt als u wel druk wilt zetten, maar nog ruimte wilt houden voor contact en een oplossing.

Wat is pre incasso?

Bij pre incasso neemt een externe partij contact op met uw klant. De boodschap is duidelijk: de factuur staat open en moet worden betaald. Tegelijk krijgt de klant nog de kans om dit te doen zonder dat direct een volledig incassotraject wordt gestart.

Dat verschil is belangrijk. Een herinnering uit uw eigen administratie wordt soms minder serieus genomen. Als een externe partij zich meldt, merkt de klant dat u de openstaande factuur echt opvolgt.

Meer over deze dienst leest u op onze pagina over pre incasso.

Wanneer is pre incasso handig?

Pre incasso past vooral bij klanten die normaal goed betalen. Misschien is er nu voor het eerst een achterstand. Of u werkt al lang samen en wilt niet direct harder optreden dan nodig is.

Een voorbeeld: u levert al jaren aan dezelfde klant. De laatste factuur is niet betaald en uw herinnering levert niets op. U wilt wel duidelijk zijn, maar u wilt de relatie ook behouden. Dan kan pre incasso een goede stap zijn.

Pre incasso kan ook passen als u zelf weinig tijd heeft om steeds achter dezelfde betaling aan te gaan. Een externe benadering zorgt voor duidelijkheid zonder dat u direct de hele incassoroute inzet.

Wanneer past gewone incasso beter?

Heeft u al vaak contact gehad? Zijn eerdere betaalafspraken niet nagekomen? Of blijft uw klant telkens om uitstel vragen zonder iets te betalen? Dan heeft een extra tussenstap vaak weinig zin.

In dat geval kan gewone incasso logischer zijn. Dan wordt het dossier formeel opgepakt en wordt gekeken welke vervolgstappen nodig zijn.

Het gaat dus niet om de vraag welke aanpak het strengst is. Het gaat om de vraag welke aanpak op dat moment het meeste kans geeft op betaling.

Duidelijk en netjes communiceren

De toon is bij pre incasso belangrijk. De klant moet merken dat de situatie serieus is, maar de communicatie hoeft niet onnodig hard te zijn. Duidelijkheid en respect kunnen prima samen gaan.

Dat is zeker belangrijk als u de klantrelatie wilt behouden. Een klant die één keer te laat betaalt, hoeft niet hetzelfde te worden benaderd als een klant die al maanden niet reageert.

Daarom kijken we ook naar de voorgeschiedenis. Hoe lang loopt de samenwerking? Zijn er eerder problemen geweest? Is de klant bereikbaar? Zulke informatie helpt om de juiste toon te kiezen.

Wat als betaling toch uitblijft?

Pre incasso werkt alleen goed als er ook een duidelijke grens is. Betaalt de klant niet binnen de afgesproken termijn, dan moet helder zijn wat de volgende stap is.

Dat kan betekenen dat het dossier wordt overgedragen voor gewone incasso. In die fase wordt opnieuw bekeken wat er openstaat en welke aanpak passend is.

Blijft ook daarna betaling uit, dan kan in sommige gevallen een gerechtelijke procedure worden overwogen. Dat gebeurt pas als daar voldoende reden voor is.

Is pre incasso iets voor uw organisatie?

Pre incasso werkt vooral goed als vaste stap in uw eigen betaalproces. U stuurt eerst zelf de factuur en herinnering. Daarna volgt zo nodig pre incasso. Pas daarna wordt bekeken of gewone incasso nodig is.

Zo ontstaat een duidelijk proces voor uw medewerkers en voor uw klanten. Iedereen weet wanneer welke stap volgt.

Wilt u weten of pre incasso past bij uw organisatie? Neem dan contact op met AGIN Otten. We kijken graag met u mee naar uw huidige werkwijze en naar de plek die pre incasso daarin kan krijgen.