Wanneer een incassobureau inschakelen en hoe werkt dit?

Veel ondernemers zijn een beetje huiverig om een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in te schakelen. Dat is heel begrijpelijk, want daarmee komt de relatie met de klant in een andere fase terecht. En ondanks dat u in uw recht staat omdat de klant de rekening niet betaalt, er is natuurlijk nog altijd een risico dan om de klant kwijt te raken. Als klanten niet betalen en openstaande rekeningen oplopen, dan kunt u dus een incassobureau inschakelen. Maar vanaf wanneer kun je een incassobureau inschakelen en wat doet een incassobureau precies?

Wat doet een incassobureau?

Incassobureaus innen openstaande vorderingen in opdracht van schuldeisers en zij doen dit in het buitengerechtelijke incassotraject. Wat houdt dit in? Incassobureaus proberen een openstaande factuur te innen zonder dat zij hiervoor naar de rechter stappen. Dit doen ze door klanten te mailen, bellen en/of met uw klant te onderhandelen over een betalingsregeling. Volgens de wet mag een incassobureau minder dan een deurwaarder. Een incassobureau mag bijvoorbeeld geen beslaglegging doen, hiervoor moeten zij een deurwaarder inschakelen. Daarnaast mag een incassobureau ook geen officiële documenten, zoals een dagvaarding, uitbrengen. Gerechtsdeurwaarders doen uiteindelijk hetzelfde, maar zij mogen iets verder gaan dan een incassobureau. Zij innen eveneens openstaande vorderingen in opdracht van schuldeisers. Zo verrichten zij in het buitengerechtelijke incassotraject dezelfde werkzaamheden als incassobureaus. Maar het verschil zit hem in de fase die daarna komt. Daar waar de bevoegdheden van een incassobureau bij het uitblijven van de betaling stoppen, gaan die van een gerechtsdeurwaarder verder. Een gerechtsdeurwaarder heeft namelijk wel te rechten om officiële documenten uit te brengen en beslag te leggen. AGIN Otten is een gerechtsdeurwaarderskantoor, het gehele incassotraject wordt door AGIN Otten in eigen handen genomen.

In principe mag er op elk gewenst moment een incassobureau of deurwaarder ingeschakeld worden, er zijn hiervoor geen wettelijke termijnen. Een deurwaarder kan ingeschakeld worden vanaf het moment dat de betalingstermijn is verstreken en de factuur niet voldaan is. Er zijn echter voorwaarden waaraan u als schuldeiser moet voldoen, voordat het incassobureau wordt ingeschakeld. Wat zijn deze voorwaarden?
Er zijn wettelijke vereisten om te zorgen dat de kosten niet voor uw rekening komen. Voordat u een incassobureau inschakelt moet de debiteur wel echt in verzuim zijn en daarom is het verstandig de debiteur schriftelijk in gebreke te stellen.

Stappen wanneer u een incassobureau inschakelt:

Is de schuldenaar een bedrijf of eenmanszaak, dan moet door de schuldeiser minimaal één aanmaning verstuurd zijn voordat er incassokosten in rekening gebracht worden.
Is de schuldenaar geen bedrijf of eenmanszaak (consument) dan moet na de aanmaning een tweede aanmaning verstuurt worden waarbij de schuldenaar 14 dagen de tijd krijgt om de rekening alsnog te betalen. Er moet wel in de betalingsherinnering staan hoe hoog deze incassokosten zijn.
Wordt na deze stappen niet betaald, dan moet de schuldenaar ook de extra gemaakt incassokosten betalen naast de rekening.
Wordt hierna nog niet betaald, dan kan de schuldenaar door de rechter veroordeeld worden tot het betalen van de schuld en alle bijkomende kosten.
U kunt met dit vonnis van de rechter een gerechtsdeurwaarder inschakelen en deze kan de schuldenaar dwingen om te betalen. Wat een gerechtsdeurwaarder kan doen is bijv. beslag leggen op salaris, inboedel en zelfs op het huis en andere bezittingen.

Hoe werkt het inschakelen van een incassobureau?

Een incassobureau gaat de debiteur benaderen voor de schuldeiser. Een incassobureau heeft vaak de juiste tone of voice, om een debiteur te laten betalen. Vreemde ogen dwingen nu eenmaal en de kans is groter dat openstaande facturen in het minnelijk traject betaald worden. Om zo’n incasso traject in werking te stellen, hoeft u alleen de incasso opdracht in te dienen. Hoe pakken wij dit op bij AGIN Otten?

In de eerste fase verstuurt de schuldeiser een laatste aanmaning zonder bijkomende kosten. De debiteur heeft nu dus nog de kans om de rekening te betalen zonder dat hier incasso kosten bijkomen. In de tweede fase van het minnelijk incasso traject maken wij een dossier aan en brengen deze kosten conform de Wet Incassokosten bij de debiteur in rekening. Indien bovenstaande fases geen resultaten opleveren en de betaling uitblijft, kan er een gerechtelijk traject gestart worden. De schuldeiser mag dit zelf bepalen en is uiteraard niet verplicht om het gerechtelijk traject te starten.