Betaalt een consument een factuur niet op tijd? Dan kunt u niet direct buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. Eerst moet de consument een correcte 14-dagenbrief ontvangen. Die brief geeft nog één kosteloze mogelijkheid om de openstaande rekening te betalen.

Een kleine fout in de termijn of formulering kan ertoe leiden dat de incassokosten niet verschuldigd zijn. Daarom is het belangrijk dat de brief juridisch klopt én voor de ontvanger duidelijk is.

Wanneer is een 14-dagenbrief verplicht?

De wettelijke 14-dagenbrief is vooral van belang wanneer uw klant een consument is: een natuurlijk persoon die niet handelt voor een beroep of bedrijf. Voor zakelijke klanten gelden andere regels en kunnen ook afspraken uit de overeenkomst of algemene voorwaarden een rol spelen.

De brief wordt verstuurd nadat de consument in verzuim is geraakt. In de brief krijgt de consument vervolgens veertien dagen om alsnog te betalen zonder dat daar buitengerechtelijke incassokosten bovenop komen.

Wanneer beginnen de veertien dagen?

De termijn begint niet simpelweg op de datum die bovenaan uw brief staat. De consument moet een volle termijn van veertien dagen krijgen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de aanmaning.

Een duidelijke formulering is bijvoorbeeld dat betaling moet plaatsvinden binnen veertien dagen vanaf de dag nadat de brief is ontvangen. Formuleringen als ‘binnen veertien dagen na dagtekening’ kunnen onvoldoende zijn, omdat daarmee niet vaststaat dat de consument daadwerkelijk veertien volledige dagen heeft.

Wat moet in de brief staan?

Maak in ieder geval duidelijk om welke vordering het gaat. Vermeld bijvoorbeeld het openstaande bedrag, het factuurnummer en de gegevens waarmee de consument kan betalen.

Daarnaast moet duidelijk zijn welk bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd wordt als niet binnen de termijn wordt betaald. Dat bedrag moet aansluiten bij de wettelijke regeling.

Is uw organisatie niet gerechtigd de btw over de incassodienst in aftrek te brengen? Dan kan onder voorwaarden ook de btw over de incassokosten bij de berekening worden meegenomen. Het gaat dus niet simpelweg om de vraag of op de oorspronkelijke factuur btw staat.

Waarom is bewijs van ontvangst belangrijk?

De termijn is gekoppeld aan de ontvangst van de brief. Als daar later discussie over ontstaat, kan de schuldeiser moeten onderbouwen wanneer de aanmaning de consument heeft bereikt. Zorg daarom voor een duidelijke administratie van verzending en communicatie.

Een 14-dagenbrief kan ook elektronisch worden verzonden, maar ook dan blijft het verstandig om zorgvuldig vast te leggen naar welk adres de brief is gestuurd en welke communicatie daarover heeft plaatsgevonden.

Wat gebeurt er als de brief niet klopt?

Als de 14-dagenbrief niet aan de wettelijke eisen voldoet, kunnen de buitengerechtelijke incassokosten worden afgewezen. De hoofdsom verdwijnt daarmee niet automatisch. Ook wettelijke rente kent eigen regels en is niet uitsluitend afhankelijk van een correcte 14-dagenbrief.

Een foutieve brief betekent in de praktijk vaak dat eerst opnieuw een correcte aanmaning moet worden verstuurd voordat de incassokosten kunnen worden gevorderd.

Voorkom vertraging in uw incassotraject

Een goede 14-dagenbrief voorkomt onnodige discussie en vertraging wanneer een consument niet betaalt. Controleer daarom niet alleen het bedrag, maar ook de termijn, de formulering en uw verzendadministratie.

Wilt u zeker weten dat uw aanmaningsproces klopt of wilt u een openstaande vordering laten beoordelen? AGIN Otten kan met u meekijken en adviseren over de juiste vervolgstap.