Een klant betaalt een factuur niet. Wat gebeurt er daarna? Een incassotraject bestaat meestal uit meerdere stappen. Niet ieder dossier komt bij de rechter terecht en niet iedere vordering eindigt met beslag. Vaak wordt eerst geprobeerd om betaling zonder gerechtelijke procedure te regelen.

Welke stap verstandig is, hangt af van de vordering, de klant en de reactie op eerdere betalingsverzoeken. Een goed dossier en tijdige opvolging maken daarbij een groot verschil.

Stap 1: controleer de factuur en het dossier

Voordat u een klant aanmaant, controleert u of de factuur klopt. Kijk naar de overeenkomst, de geleverde prestatie, de betalingstermijn en eventuele eerdere bezwaren.

Bewaar ook offertes, opdrachtbevestigingen, algemene voorwaarden en correspondentie. Als later discussie ontstaat, moet duidelijk zijn waar de vordering op is gebaseerd.

Stap 2: neem zelf contact op

Een vergeten factuur hoeft niet direct een incassodossier te worden. Een duidelijke herinnering of persoonlijk contact kan voldoende zijn. Vraag of de factuur is ontvangen en of er een reden is waarom betaling uitblijft.

Leg afspraken vast. Spreekt een klant een nieuwe betaaldatum af, noteer die dan en controleer direct na die datum of betaling is ontvangen.

Stap 3: draag de vordering over

Blijft betaling uit of worden afspraken steeds niet nagekomen? Dan kan overdracht aan een incassopartner verstandig zijn. Bij de overdracht worden de vordering en beschikbare stukken beoordeeld.

In het minnelijke incassotraject wordt geprobeerd betaling te krijgen zonder tussenkomst van de rechter. Er kan contact worden opgenomen, een betalingsverzoek worden verstuurd en waar passend kan een betalingsregeling worden besproken.

Stap 4: wat als minnelijke incasso niet werkt?

Betaalt de debiteur niet en is er geen oplossing, dan wordt beoordeeld of een gerechtelijke procedure zinvol is. Dat gebeurt niet automatisch. De hoogte van de vordering, het verweer, de kosten en de kans op verhaal spelen mee.

Voordat een procedure start, moet duidelijk zijn welke vordering aan de rechter wordt voorgelegd en welk bewijs beschikbaar is.

Wat betekent 'aanhangig maken'?

Aanhangig maken betekent dat een procedure officieel bij de rechter wordt gestart. Bij een gewone civiele dagvaardingsprocedure gebeurt dit door een dagvaarding. De eisende partij legt daarin uit wat zij vordert en waarom.

Een gerechtsdeurwaarder betekent de dagvaarding aan de gedaagde. Daarna wordt de dagvaarding bij de rechtbank aangebracht. De precieze procedure verschilt onder meer tussen kantonzaken en andere civiele zaken.

Stap 5: de debiteur kan reageren

De gedaagde krijgt de mogelijkheid om verweer te voeren. Bij de kantonrechter kan dat afhankelijk van de situatie schriftelijk of mondeling. In andere civiele zaken is doorgaans een advocaat nodig.

Reageert de gedaagde niet, dan kan de rechter onder voorwaarden een verstekvonnis wijzen. Reageert de gedaagde wel, dan bepaalt de rechter hoe de zaak verder wordt behandeld.

Stap 6: zitting of schriftelijke behandeling

De rechter kan kiezen voor een mondelinge behandeling of voor verdere schriftelijke rondes. Soms vraagt de rechter om extra bewijs. Ook tijdens een procedure kunnen partijen nog proberen om samen tot een oplossing te komen.

Een procedure verloopt dus niet in ieder dossier exact hetzelfde. De rechter bepaalt op basis van de zaak welke stappen nodig zijn.

Stap 7: de rechter doet uitspraak

Uiteindelijk kan de rechter uitspraak doen in een vonnis. Daarin staat welke partij gelijk krijgt en wat er moet gebeuren. De rechter kan bijvoorbeeld bepalen dat de vordering, rente of kosten geheel of gedeeltelijk moeten worden betaald.

Of hoger beroep mogelijk is, hangt af van de zaak en de wettelijke regels. Dat staat los van de vraag of het vonnis ondertussen al uitvoerbaar is.

Stap 8: betaling na het vonnis

Een vonnis betekent niet altijd dat de betaling vanzelf binnenkomt. Het vonnis kan officieel door een gerechtsdeurwaarder worden betekend. De schuldenaar krijgt daarmee duidelijkheid over de uitspraak en wat er wordt verwacht.

Blijft betaling daarna uit, dan kan executie aan de orde komen. Afhankelijk van de situatie kan bijvoorbeeld beslag worden gelegd op inkomen, een bankrekening of goederen.

Niet ieder incassotraject hoeft lang te duren

Veel dossiers worden opgelost voordat een rechter nodig is. Duidelijke communicatie, een compleet dossier en een realistische betalingsafspraak kunnen een procedure voorkomen.

Daarom is vroeg handelen belangrijk. Hoe langer een factuur blijft liggen, hoe moeilijker het vaak wordt om het dossier nog snel op te lossen.

Wilt u een openstaande factuur overdragen?

AGIN Otten beoordeelt welke aanpak bij uw vordering past. We kijken naar het dossier, het betaalgedrag, eventueel verweer en de mogelijkheden om resultaat te behalen.

Zo wordt niet automatisch voor de zwaarste stap gekozen, maar voor een aanpak die past bij de situatie: Incasseren op Maat.