Incasseren op Maat,

Wat kunt u doen als een klant structureel te laat betaalt?

AGIN Otten | Kennisbank

Wat kunt u doen als een klant structureel te laat betaalt?

Een klant die een factuur een paar dagen te laat betaalt, hoeft nog geen groot probleem te zijn. Maar wanneer betalingen steeds opnieuw uitblijven of pas na meerdere herinneringen binnenkomen, ontstaat er een patroon. Dat patroon kan uw liquiditeit onder druk zetten en kost vaak meer tijd dan u vooraf verwacht.

Voor ondernemers is het daarom belangrijk om niet alleen achteraf te reageren, maar ook vooraf duidelijke afspraken te maken. In dit artikel leggen wij uit welke stappen u kunt nemen wanneer een klant structureel te laat betaalt en wanneer het verstandig is om professionele hulp in te schakelen.

Waarom structureel te laat betalen een risico is

Te late betalingen hebben direct invloed op uw bedrijfsvoering. U heeft inkomsten later beschikbaar, terwijl vaste lasten gewoon doorlopen. Denk aan salarissen, leveranciers, huur en belastingen.

Wanneer één klant regelmatig te laat betaalt, lijkt dat soms nog beheersbaar. Maar wanneer meerdere klanten hetzelfde doen, kan het snel oplopen. Bovendien kost nabellen en mailen tijd die u liever aan uw bedrijf besteedt.

Structureel te laat betalen is daarom geen klein administratief probleem. Het is een signaal dat u uw betaalproces scherper moet inrichten.

Begin met duidelijke afspraken

Een goed incassotraject begint niet pas wanneer de betaling uitblijft. Duidelijke afspraken vooraf helpen om problemen te voorkomen. Zorg dat klanten weten wanneer een factuur wordt verstuurd, welke betalingstermijn geldt en wat er gebeurt als betaling uitblijft.

Leg belangrijke afspraken schriftelijk vast. Gebruik duidelijke offertes, opdrachtbevestigingen en algemene voorwaarden. Controleer ook of uw facturen volledig zijn en op tijd worden verstuurd.

Hoe duidelijker uw administratie, hoe eenvoudiger het wordt om later aan te tonen wat is afgesproken.

Stuur snel een vriendelijke herinnering

Wanneer de betalingstermijn is verstreken, hoeft u niet direct zwaar in te zetten. Een vriendelijke herinnering kan voldoende zijn. Soms is een factuur over het hoofd gezien of intern blijven liggen.

Wacht echter niet te lang. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat snelle betaling vanzelf volgt. Door vroeg contact op te nemen, voorkomt u dat achterstanden verder oplopen.

Vermeld in uw herinnering altijd het factuurnummer, het openstaande bedrag en een duidelijke nieuwe betaaltermijn.

Maak telefonisch contact wanneer betaling uitblijft

Reageert de klant niet op uw herinnering? Bel dan op. Een kort gesprek geeft vaak meer duidelijkheid dan meerdere e-mails.

Vraag waarom de betaling uitblijft en noteer wat wordt afgesproken. Is er tijdelijk een probleem? Dan kunt u bekijken of een regeling passend is. Blijft de uitleg vaag of worden afspraken steeds opnieuw uitgesteld? Dan is het verstandig om sneller door te pakken.

Bevestig gemaakte afspraken altijd schriftelijk. Zo voorkomt u discussie achteraf.

Werk met een haalbare betalingsregeling

Een betalingsregeling kan nuttig zijn wanneer een klant tijdelijk niet in één keer kan betalen. De regeling moet wel realistisch zijn en binnen een duidelijke termijn worden afgerond.

Leg vast welk bedrag wanneer wordt betaald en wat er gebeurt wanneer een termijn niet wordt nagekomen. Spreek ook af of de gehele resterende schuld dan direct opeisbaar wordt.

Een regeling is geen oplossing wanneer betalingen telkens opnieuw worden uitgesteld. In dat geval is het belangrijk om verdere stappen te overwegen.

Wanneer stuurt u een formele sommatie?

Wanneer vriendelijke herinneringen en telefonisch contact geen resultaat opleveren, is een formele sommatie vaak de volgende stap. Daarin geeft u duidelijk aan welk bedrag openstaat en binnen welke termijn betaling moet plaatsvinden.

Bij consumenten gelden specifieke regels voor het in rekening brengen van incassokosten. Een correcte veertiendagenbrief is daarbij belangrijk. Lees hierover ook onze blog waarom een correcte 14 dagenbrief zo belangrijk is.

Bij zakelijke klanten spelen de overeenkomst en algemene voorwaarden een belangrijke rol. Controleer daarom altijd welke afspraken van toepassing zijn.

Wanneer schakelt u een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in?

Wanneer een klant structureel niet betaalt en afspraken niet nakomt, is het verstandig om professionele hulp in te schakelen. U voorkomt daarmee dat een dossier maanden blijft liggen zonder duidelijke vervolgstap.

Een incassobureau kan contact opnemen en betaling verzoeken. Een gerechtsdeurwaarder kan daarnaast officiële juridische stappen uitvoeren wanneer dat nodig is. Lees meer hierover in onze uitleg over het verschil tussen een incassobureau en een gerechtsdeurwaarder.

Welke route passend is, hangt af van de hoogte van de vordering, de beschikbare informatie en de kans dat verdere stappen nodig zijn.

Voorkom dat te late betaling de norm wordt

Wanneer u structureel te late betaling blijft accepteren, kan een klant het idee krijgen dat uitstel weinig gevolgen heeft. Dat is niet wenselijk. U mag professioneel en duidelijk zijn over uw betaaltermijnen.

Werk daarom met een vaste opvolging:

  • factuur direct na levering versturen;
  • vriendelijke herinnering kort na het verstrijken van de termijn;
  • telefonisch contact bij uitblijven van betaling;
  • schriftelijke bevestiging van afspraken;
  • formele sommatie wanneer nodig;
  • tijdige overdracht wanneer betaling uitblijft.

Een vaste werkwijze voorkomt willekeur en helpt uw administratie overzichtelijk te houden.

Wat kunt u doen bij een belangrijke klant?

Bij een belangrijke klant kan de relatie zwaar wegen. Toch is het niet verstandig om betalingsproblemen eindeloos te laten oplopen. Juist bij een langdurige samenwerking is open communicatie belangrijk.

Bespreek het probleem tijdig en maak duidelijke afspraken. Wanneer betalingen blijven uitblijven, moet u ook durven beoordelen of verdere samenwerking nog verantwoord is.

Een zakelijke relatie is pas gezond wanneer afspraken aan beide kanten worden nagekomen.

Veelgestelde vragen over structureel te laat betalen

Hoe snel moet ik een betalingsherinnering sturen?

Stuur een herinnering kort nadat de betalingstermijn is verstreken. Wacht niet onnodig lang, omdat achterstanden anders verder kunnen oplopen.

Moet ik altijd bellen voordat ik incasso inschakel?

Nee, dat is niet altijd verplicht. Toch kan telefonisch contact nuttig zijn om snel duidelijkheid te krijgen en onnodige escalatie te voorkomen.

Kan ik incassokosten rekenen?

Dat hangt af van de situatie en de toepasselijke regels. Bij consumenten gelden specifieke voorwaarden, waaronder een correcte veertiendagenbrief.

Wanneer is een betalingsregeling verstandig?

Een regeling is passend wanneer deze haalbaar is en binnen een duidelijke termijn tot betaling leidt. Leg afspraken altijd schriftelijk vast.

Wanneer moet ik een gerechtsdeurwaarder inschakelen?

Dat is verstandig wanneer eerdere pogingen geen resultaat opleveren, afspraken niet worden nagekomen of juridische stappen nodig lijken.

Wilt u voorkomen dat openstaande facturen blijven oplopen?

Heeft u te maken met een klant die structureel te laat betaalt? Neem dan gerust contact met ons op. Wij bekijken graag welke aanpak past bij uw situatie.

AGIN Otten • 2 juli 2026

Wat gebeurt er als u een brief van de gerechtsdeurwaarder ontvangt?

door AGIN Otten • 9 juli 2026
Een brief van de gerechtsdeurwaarder ontvangen? Lees wat de brief betekent, welke stappen u kunt nemen en waarom snel reageren belangrijk is.

Wat kost een gerechtsdeurwaarder en wie betaalt de kosten?

door AGIN Otten • 25 juni 2026
Wat kost een gerechtsdeurwaarder en wie betaalt de kosten? Lees welke kosten kunnen ontstaan bij incasso, dagvaarding en beslag en wie daarvoor opdraait.

Verschil tussen incassobureau en gerechtsdeurwaarder

door AGIN Otten • 18 juni 2026
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een gerechtsdeurwaarder? Lees wanneer u welke partij inschakelt bij een openstaande factuur.

Wat doet een gerechtsdeurwaarder precies?

door AGIN Otten • 11 juni 2026
Wat doet een gerechtsdeurwaarder precies? Lees welke taken een gerechtsdeurwaarder uitvoert bij incasso, dagvaarding, beslag en ontruiming.

Verjaring vordering voorkomen: voorkom dat uw geld verloren gaat

7 mei 2026
Een openstaande vordering lijkt vaak nog “wel binnen te komen”, maar in de praktijk zien wij dat ondernemers vorderingen maanden of zelfs jaren op de plank laten liggen. Het grootste risico? Dat een vordering verjaart en juridisch niet meer afdwingbaar is. In de praktijk betekent dit dat je jouw recht op betaling verliest, zelfs als je volledig in je recht staat. Dit maakt het voorkomen van verjaring van een vordering essentieel. Voor reguliere geldvorderingen geldt in Nederland een verjaringstermijn van vijf jaar. Voor facturen aan consumenten geldt meestal twee tot vijf jaar, afhankelijk van de situatie. Bij twijfel: noteer altijd de datum van levering of factuurdatum; dit is het startpunt van de verjaring. Zodra een betaling uitblijft, stuur je direct een eerste vriendelijke herinnering. Volg dit op met een aanmaning als de betaling uitblijft. Stuur als laatste een ingebrekestelling, zodat de schuldenaar in verzuim is. Dit houdt niet alleen het contact warm, maar kan ook helpen om discussie over verjaring later te voorkomen. Zie onze voorbeeldbrieven voor meer informatie. Als de debiteur de schuld schriftelijk erkent of vrijwillig een deel van de vordering voldoet, start de verjaring opnieuw. Dit kan bijvoorbeeld met een e-mail waarin de klant aangeeft: “Ik erken dat ik nog moet betalen en zal het bedrag overmaken.” Het is een eenvoudige maar effectieve manier om de termijn te verlengen. Als aanmaningen niet helpen, laat ons dan een aanmaning versturen of een gerechtelijke procedure starten. Zodra een gerechtelijke procedure loopt, wordt de verjaring opgeschort totdat de rechter een uitspraak doet. Dit voorkomt dat de vordering zomaar verjaart terwijl je wacht op betaling. Noteer factuurdatum, betalingstermijn, aanmaningen en correspondentie. Een goed dossier is cruciaal als je later moet aantonen dat de vordering nog steeds geldig is. Ook helpt het bij het herkennen van patronen in betaalgedrag van klanten. Vorderingen die ouder worden, verdienen extra aandacht. Neem regelmatig contact op en herhaal herinneringen. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de debiteur in financiële problemen komt of dat de vordering verjaart. Wacht niet tot het te laat is. Door tijdig te handelen en de juiste stappen te zetten, voorkom je dat jouw vordering haar waarde verliest.

Waarom een correcte 14-dagenbrief zo belangrijk is

door Agin Otten • 23 december 2025
Als u een consument wilt aanmanen tot betaling, schrijft de Wet Incassokosten (WIK) voor dat u eerst een 14-­dagenbrief verstuurt. Zonder deze brief kunt u de incassokosten later niet volledig verhalen. AGIN Otten ziet regelmatig brieven die inhoudelijk niet correct opgesteld en berekend zijn, waardoor deze opnieuw verzonden moeten worden. Hoe voorkomt u dit? Wat moet erin staan? Het openstaande bedrag en factuurnummer. Een betaaltermijn van minimaal 14 dagen, gerekend vanaf de dag ná ontvangst van de aanmaning. Het exacte bedrag aan incassokosten volgens de WIK-staffel (minimaal €40). Het exacte bedrag aan eventueel te vorderen BTW (afhankelijk van het feit of u wel of geen BTW in rekening brengt op uw factuur). Duidelijke betaalinstructies en contactgegevens. Waarom zo strikt? De WIK beschermt consumenten tegen onverwachte kosten. Voor u betekent dit: alleen bij een correcte brief mag u incassokosten én wettelijke rente rekenen. Tip: Verstuur de brief ook per e-mail met leesbevestiging. Zo kunt u aantonen dat de termijn correct is gestart. Met een juiste 14-dagenbrief voorkomt u discussie en vergroot u de kans op volledige vergoeding van kosten. Klik hier om een voorbeeld te vinden van een correcte 14-dagenbrief en tevens een rekenmodule om het juiste bedrag aan incassokosten te berekenen. U treft hier tevens een aantal andere voorbeeldbrieven zoals een aanmaning en ingebrekestelling.

Informatievereisten in ontruimingszaken met minderjarigen per 1 januari 2026

door Agin Otten • 22 december 2025
De Hoge Raad heeft op 28 november 2025 prejudiciële vragen beantwoord over de invloed van artikel 3 van het Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind (IVRK) op ontruimingsvorderingen (ECLI:NL:HR:2025:1799). Het antwoord op die vragen leidt tot een aanpassing van vereisten die de rechtbank stelt aan de informatie die de verhuurder in zo’n procedure moet verstrekken. De Hoge Raad overweegt dat de rechter, ook bij verstekzaken, verplicht is ambtshalve te onderzoeken of er minderjarige kinderen wonen in de te ontruimen woning. Daarbij moet de rechter ook informatie opvragen bij de verhuurder over welke mogelijkheden er zijn voor alternatieve huisvesting als die informatie niet al door de verhuurder zelf is verstrekt. Belangen van kinderen moeten een ‘eerste overweging’ zijn bij de beoordeling of een tekortkoming van de huurder ontbinding van de huurovereenkomst rechtvaardigt. Dit betekent niet dat een ontruiming altijd moet worden afgewezen als het in het belang van de kinderen is dat zij in de woning blijven, maar hun belangen wegen wel zwaar mee. Ook de beschikbaarheid van alternatieve huisvesting speelt een belangrijke rol. Daarbij moet worden gekeken naar de kwaliteit en geschiktheid van die huisvesting, waarbij het vermijden van dakloosheid en het voorkomen van scheiding tussen kind en ouders vooropstaan. Tegelijk ligt de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen van deze gevolgen bij de ouders en de overheid, niet bij de verhuurder. Van woningcorporaties kan meer worden verwacht op het gebied van alternatieve huisvesting dan van particuliere verhuurders. Tot slot kan de rechter bij toewijzing van de ontruimingsvordering rekening houden met de belangen van kinderen door bijvoorbeeld een langere ontruimingstermijn toe te kennen of de beslissing uit te stellen om het zoeken naar alternatieve huisvesting te faciliteren. Onder omstandigheden kan hij ook voorwaarden verbinden, zoals het voorzien in adequate opvang. Naar aanleiding van de uitspraak van de Hoge Raad verzoekt de rechtbank verhuurders expliciet aandacht te besteden aan de vraag óf er minderjarige kinderen in het gehuurde verblijven én welke mogelijkheden van alternatieve huisvesting er zijn. In tegenspraakzaken zal tijdens de mondelinge behandeling ook aandacht worden besteed aan deze onderwerpen. In verstekzaken zal via een tussenvonnis informatie worden opgevraagd als in de dagvaarding geen (volledige) informatie is opgenomen over de aanwezigheid van kinderen en de mogelijkheden van alternatieve huisvesting.

Explootvrije dagen in 2026: wat betekent dat voor u?

door Agin Otten • 22 december 2025
Misschien heeft u er nog nooit van gehoord: een exploot. Toch kunt u er ooit mee te maken krijgen. Bijvoorbeeld als u een officiële brief ontvangt van een gerechtsdeurwaarder. Zo’n brief kan gaan over een rechtszaak, een betaling of een beslag. De wet zegt dat een gerechtsdeurwaarder dit soort officiële stukken niet op elke dag mag bezorgen. Er zijn dagen waarop dat niet mag. Die dagen heten explootvrije dagen. Voor 2026 zijn deze dagen vastgesteld. Op deze pagina leest u welke dagen dat zijn en wat dit voor u betekent. Ook als u hier nu nog geen ervaring mee heeft. Wat is een exploot? Een exploot is een officieel document dat door een gerechtsdeurwaarder wordt uitgereikt. Bijvoorbeeld: een dagvaarding om voor de rechter te verschijnen; een bericht over beslag; een andere officiële mededeling in een juridische procedure. Het uitbrengen van zo’n document heet een ambtshandeling. Dat betekent dat de deurwaarder dit doet namens de wet en volgens vaste regels. Wanneer mag een exploot niet worden uitgebracht? De wet bepaalt dat een gerechtsdeurwaarder op bepaalde dagen geen exploot mag uitbrengen. Dit zijn de zogenoemde explootvrije dagen. Deze regels zijn er om mensen te beschermen tegen ingrijpende juridische stappen op dagen waarop dat niet wordt verwacht, zoals zondagen en feestdagen. Ze zorgen voor rust en duidelijkheid. Zijn er uitzonderingen mogelijk? Ja, soms wel. In bijzondere situaties kan het nodig zijn om toch op een explootvrije dag een ambtshandeling te verrichten. Dat mag alleen als een rechter daar vooraf toestemming voor geeft. De schuldeiser moet hiervoor een verzoek doen bij de voorzieningenrechter. Zonder die toestemming mag de gerechtsdeurwaarder niet handelen. Explootvrije dagen in 2026 Op de volgende dagen mag een gerechtsdeurwaarder in 2026 geen exploot uitbrengen: Alle zondagen 1 januari - Nieuwjaarsdag 3 april - Goede vrijdag 6 april - Tweede Paasdag 27 april - Koningsdag 5 mei - Bevrijdingsdag 14 mei - Hemelvaartsdag 25 mei - Tweede Pinksterdag 25 december - Eerste Kerstdag 26 december - Tweede Kerstdag Deze dagen zijn vastgelegd in de wet en gelden elk jaar. 2. Gelijkgestelde explootvrije dagen (2026) Daarnaast zijn er dagen die door de overheid zijn aangewezen als gelijk aan een feestdag. In 2026 zijn dat: vrijdag 2 januari 2026; vrijdag 15 mei 2026 (de dag na Hemelvaart) Ook op deze dagen mag een gerechtsdeurwaarder geen exploot uitbrengen, tenzij de rechter daarvoor toestemming geeft. Waarom zijn explootvrije dagen belangrijk? Explootvrije dagen zorgen ervoor dat mensen niet onverwacht worden geconfronteerd met officiële juridische stappen op rustdagen. Dit draagt bij aan rechtszekerheid. Dat betekent: iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Voor burgers, bedrijven en de rechtspraak. Wist u dat… een gerechtsdeurwaarder een exploot normaal gesproken alleen mag uitbrengen tussen 07.00 en 20.00 uur? Buiten deze tijden is toestemming van de rechter nodig. een gerechtsdeurwaarder onafhankelijk is? Hij voert de wet uit en kiest geen partij. De inhoud van de zaak beoordeelt de rechter. u een klacht kunt indienen als u denkt dat een gerechtsdeurwaarder zich niet aan de regels heeft gehouden? Dat kan bij de Kamer voor Gerechtsdeurwaarders . Wat betekent dit voor u? Als u ooit een exploot ontvangt, is het goed om te weten: er zijn vaste dagen waarop een gerechtsdeurwaarder geen exploten mag uitbrengen; uitzonderingen zijn alleen mogelijk met toestemming van een rechter; gerechtsdeurwaarders plannen hun werk zorgvuldig en volgens de wet. Twijfelt u over een document dat u heeft ontvangen? Dan is het verstandig om informatie in te winnen of om advies te vragen. Bron: KBvG
Executoriaal beslag uitgelegd door AGIN Otten

Executoriaal beslag: wat is het en hoe werkt het?

door AGIN Otten • 19 november 2025
Wat is executoriaal beslag en hoe werkt het? Lees meer over executoriale titels, beslagvormen, derdenbeslag en de rol van de gerechtsdeurwaarder.

Vanaf welk bedrag kunt u een incassobureau inschakelen?

door AGIN Otten • 19 november 2025
Vanaf welk bedrag kunt u een incassobureau inschakelen? Lees of er een minimumbedrag geldt, welke kosten meespelen en wanneer overdracht verstandig is.