Algemene voorwaarden kunnen veel duidelijkheid geven over bijvoorbeeld betaling, levering, garantie en aansprakelijkheid. Maar alleen het hebben van algemene voorwaarden is niet genoeg. Ze moeten op de juiste manier van toepassing zijn verklaard en de inhoud moet juridisch in orde zijn.

Dat is extra belangrijk als een factuur later onbetaald blijft. Een bepaling over rente of incassokosten die niet geldig is, kan gevolgen hebben voor wat u in een procedure kunt vorderen. Daarom is het verstandig om uw voorwaarden regelmatig te controleren.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn afspraken die u standaard gebruikt bij meerdere overeenkomsten. Denk aan regels over betalingstermijnen, levertijden, garantie, aansprakelijkheid, annulering en geschillen.

Specifieke afspraken over één opdracht, zoals prijs, hoeveelheid of de precieze werkzaamheden, horen meestal in de offerte of overeenkomst zelf.

Zijn algemene voorwaarden verplicht?

Nee. Er is geen algemene wettelijke plicht om algemene voorwaarden te gebruiken. Toch kunnen ze veel discussie voorkomen omdat vooraf duidelijk is welke standaardregels gelden.

Sommige brancheorganisaties of verzekeraars stellen wel eisen aan het gebruik van bepaalde voorwaarden. Controleer daarom ook welke afspraken binnen uw branche gelden.

Wanneer zijn algemene voorwaarden geldig van toepassing?

Uw klant moet vóór het sluiten van de overeenkomst weten dat de algemene voorwaarden gelden. Daarnaast moet de klant een redelijke mogelijkheid krijgen om de voorwaarden te lezen. Doet u dat pas nadat de overeenkomst al is gesloten, dan kan dat problemen geven met de toepasselijkheid.

Verwijs daarom duidelijk naar de voorwaarden in een offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst en zorg dat de klant ze vóór het akkoord kan bekijken of ontvangen.

Moet een klant de voorwaarden ondertekenen?

Een aparte handtekening onder de algemene voorwaarden is niet altijd nodig. Wel moet u later kunnen aantonen dat u vóór het sluiten van de overeenkomst duidelijk naar de voorwaarden heeft verwezen en dat de klant ze kon inzien.

Een goede administratie helpt daarbij. Bewaar bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging, e mail en de versie van de voorwaarden die op dat moment gold.

Waarom zijn consumentenvoorwaarden extra belangrijk?

Bij overeenkomsten met consumenten gelden extra beschermingsregels. Een beding mag niet onredelijk bezwarend of oneerlijk zijn. De rechter moet in consumentenzaken zelf beoordelen of bepaalde voorwaarden oneerlijk zijn, ook als de consument daar niet uit zichzelf een beroep op doet.

Een onjuist beding over bijvoorbeeld incassokosten of rente kan daardoor grote gevolgen hebben. In bepaalde situaties kan niet alleen het contractuele beding buiten toepassing blijven, maar kan ook de mogelijkheid om op de wettelijke regeling terug te vallen worden beperkt.

Let speciaal op rente en incassokosten

Controleer of bepalingen over rente en incassokosten aansluiten bij de wet en bij het type klant waarmee u zaken doet. Voor consumenten gelden andere beschermingsregels dan voor zakelijke overeenkomsten.

Gebruik niet automatisch dezelfde clausule voor iedere klantgroep. Wat in een zakelijke overeenkomst mogelijk is, kan tegenover een consument onredelijk of ongeldig zijn.

Welke onderdelen verdienen periodiek controle?

• betalingstermijn en moment waarop betaling verschuldigd is;
• rente bij te late betaling;
• incassokosten;
• aansprakelijkheid en beperking daarvan;
• annulering en opzegging;
• levering en risico;
• klachten en geschillen;
• toepasselijk recht en bevoegde rechter.

Pas uw voorwaarden ook aan wanneer uw dienstverlening, doelgroep of wetgeving verandert.

Wat als u de voorwaarden wijzigt?

Nieuwe voorwaarden gelden niet automatisch voor bestaande afspraken. Informeer uw klanten duidelijk over wijzigingen en bekijk per overeenkomst vanaf welk moment de nieuwe versie kan gelden.

Bewaar oude versies. Bij een geschil moet duidelijk kunnen worden welke voorwaarden golden toen de overeenkomst werd gesloten.

Waarom zijn goede voorwaarden belangrijk bij incasso?

Wanneer een factuur niet wordt betaald, wordt het dossier beoordeeld op basis van de overeenkomst, factuur, correspondentie en algemene voorwaarden. Onduidelijke of ongeldige voorwaarden kunnen een incassotraject ingewikkelder maken.

Goede voorwaarden voorkomen niet iedere betalingsachterstand, maar zorgen wel voor een betere uitgangspositie. U weet wat is afgesproken en kunt dat ook onderbouwen.

Laat uw voorwaarden controleren

Gebruikt u algemene voorwaarden bij consumenten of bedrijven en twijfelt u of deze nog actueel zijn? Laat ze dan juridisch controleren. Zeker bepalingen over rente, incassokosten en aansprakelijkheid verdienen extra aandacht.

De juristen van AGIN Otten kunnen voorwaarden beoordelen en aangeven waar aanpassing verstandig is. Zo verkleint u het risico dat een belangrijk beding pas tijdens een incassoprocedure ongeldig blijkt te zijn.