Incasseren op Maat,

Vanaf welk bedrag kunt u een incassobureau inschakelen?

AGIN Otten | Kennisbank

Welk bedrag incassobureau inschakelen

Vanaf welk bedrag kunt u een incassobureau inschakelen?

Een factuur blijft onbetaald. U heeft al een herinnering gestuurd en misschien ook telefonisch contact opgenomen, maar betaling blijft uit. Dan ontstaat al snel de vraag of het bedrag wel hoog genoeg is om een incassobureau in te schakelen.

Veel ondernemers denken dat incasso alleen zinvol is bij grote bedragen. Dat is niet zo. Er geldt geen algemeen wettelijk minimumbedrag om een openstaande vordering ter incasso over te dragen. Ook een kleinere factuur kan worden opgepakt. De belangrijkste vraag is niet alleen hoe hoog de schuld is, maar vooral welke aanpak in uw situatie verstandig is.

In dit artikel leggen wij uit wanneer u een incassobureau kunt inschakelen, welke afwegingen belangrijk zijn en hoe u voorkomt dat openstaande facturen onnodig lang blijven liggen.

Geldt er een minimumbedrag voor incasso?

Nee. Er bestaat geen algemeen wettelijk minimumbedrag voor het inschakelen van een incassobureau. U kunt dus ook een relatief kleine vordering overdragen.

Dat betekent niet automatisch dat iedere incassozaak op dezelfde manier moet worden behandeld. Bij een kleine factuur is het extra belangrijk om te beoordelen welke stap doelmatig is. Een duidelijke sommatie kan voldoende zijn. In andere situaties is verdere actie nodig, bijvoorbeeld wanneer een klant structureel niet reageert of meerdere facturen onbetaald laat.

Ook de relatie met de klant speelt een rol. Een eenmalige fout vraagt soms om een andere benadering dan een terugkerend patroon van te late betalingen.

Wanneer is het verstandig om een incassobureau in te schakelen?

Het juiste moment verschilt per dossier. Wacht in ieder geval niet onnodig lang. Hoe ouder een vordering wordt, hoe lastiger het vaak is om betaling te verkrijgen. Bovendien kost steeds opnieuw mailen en bellen tijd.

Overdracht kan verstandig zijn wanneer:

  • de betalingstermijn ruim is verstreken;
  • u al een herinnering heeft gestuurd;
  • de klant niet reageert op uw berichten;
  • een toegezegde betaling opnieuw uitblijft;
  • een betalingsregeling niet wordt nagekomen;
  • er meerdere facturen openstaan;
  • u het debiteurenbeheer niet langer zelf wilt uitvoeren.

Bij zakelijke klanten helpt een vaste opvolging. Zo voorkomt u dat facturen maanden blijven liggen zonder duidelijke vervolgstap.

Moet u eerst zelf een herinnering sturen?

In veel gevallen is dat verstandig. Een klant kan een factuur over het hoofd hebben gezien of intern nog wachten op goedkeuring. Een vriendelijke herinnering lost een deel van de betalingsachterstanden snel op.

Blijft betaling daarna uit? Neem dan telefonisch contact op en leg gemaakte afspraken schriftelijk vast. Spreekt de klant een nieuwe betaaldatum af, controleer dan ook of de betaling daadwerkelijk binnenkomt.

Bij consumenten gelden aanvullende regels voordat incassokosten in rekening kunnen worden gebracht. Een correcte veertiendagenbrief is daarbij belangrijk. Meer uitleg vindt u in onze blog over waarom een correcte veertiendagenbrief zo belangrijk is.

Wat kost het inschakelen van een incassobureau?

De kosten hangen af van het dossier en de gemaakte afspraken. Soms wordt gewerkt met een vergoeding bij succes. In andere gevallen kunnen aanvullende kosten ontstaan, bijvoorbeeld wanneer juridische stappen nodig zijn.

Bij consumenten gelden wettelijke regels voor buitengerechtelijke incassokosten. Bij zakelijke vorderingen spelen ook de overeenkomst en algemene voorwaarden een rol.

Voordat een zaak wordt overgedragen, is het verstandig om te kijken naar de hoogte van de vordering, de beschikbare informatie en de kans dat betaling mogelijk is. Een goede afweging voorkomt onnodige kosten.

Kan een incassobureau beslag leggen?

Nee. Een incassobureau kan verzoeken om betaling, contact opnemen met de klant en proberen een regeling af te spreken. Een incassobureau heeft geen bevoegdheid om zelf beslag te leggen.

Wanneer officiële juridische stappen nodig zijn, komt een gerechtsdeurwaarder in beeld. Een gerechtsdeurwaarder kan bijvoorbeeld een dagvaarding betekenen en onder voorwaarden een rechterlijke uitspraak uitvoeren.

Meer informatie over de vervolgstappen na een uitspraak vindt u in onze blog over executoriaal beslag.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een gerechtsdeurwaarder?

Een incassobureau richt zich op het innen van openstaande vorderingen zonder bijzondere wettelijke bevoegdheden. Een gerechtsdeurwaarder kan ook incassowerkzaamheden uitvoeren, maar daarnaast officiële ambtelijke handelingen verrichten.

Welke partij passend is, hangt af van de situatie. Soms is een buitengerechtelijke aanpak voldoende. Soms is het prettig om direct een partij in te schakelen die het volledige traject kan begeleiden.

Het belangrijkste is dat u niet eindeloos blijft wachten wanneer betaling uitblijft. Een duidelijk dossier en tijdige opvolging vergroten de kans op een goede oplossing.

Is incasso bij een klein bedrag de moeite waard?

Dat hangt af van meer dan alleen het factuurbedrag. Een kleine vordering kan op zichzelf beperkt lijken, maar meerdere kleine facturen samen kunnen een serieus probleem vormen.

Daarnaast speelt gedrag een rol. Wanneer klanten merken dat openstaande facturen niet worden opgevolgd, kan te late betaling langzaam de norm worden. Duidelijk debiteurenbeheer laat zien dat u uw afspraken serieus neemt.

Bij kleine bedragen kan een efficiënte eerste incassostap daarom juist waardevol zijn. Het doel is niet om direct zwaar in te zetten, maar om op tijd duidelijkheid te creëren.

Welke documenten heeft u nodig?

Een compleet dossier helpt om een vordering snel te beoordelen. Verzamel daarom in ieder geval:

  • de factuur;
  • de overeenkomst of opdrachtbevestiging;
  • de toepasselijke algemene voorwaarden;
  • bewijs van levering of uitvoering;
  • eerdere herinneringen;
  • correspondentie met de klant;
  • afspraken over een eventuele betalingsregeling.

Heeft de klant bezwaar gemaakt? Voeg dan ook die correspondentie toe. Zo kan beter worden beoordeeld of de vordering voldoende duidelijk en onderbouwd is.

Let ook op verjaring

Laat openstaande facturen niet jarenlang liggen. Een vordering kan verjaren wanneer u niet tijdig de juiste stappen neemt. Dat kan betekenen dat inning uiteindelijk veel lastiger of niet meer mogelijk wordt.

Meer informatie hierover vindt u in onze blog over verjaring van een vordering voorkomen.

Veelgestelde vragen over het inschakelen van een incassobureau

Vanaf welk bedrag kan ik een incassobureau inschakelen?

Er geldt geen algemeen wettelijk minimumbedrag. Ook een kleinere vordering kan ter incasso worden overgedragen. Of dat verstandig is, hangt af van het dossier.

Moet ik eerst zelf een herinnering sturen?

Dat is vaak verstandig. Bij consumenten gelden bovendien specifieke regels voordat incassokosten in rekening kunnen worden gebracht.

Kan ik meerdere kleine facturen tegelijk overdragen?

Ja. Meerdere openstaande facturen van dezelfde klant kunnen vaak in één dossier worden meegenomen.

Kan een incassobureau beslag leggen?

Nee. Voor officiële beslagmaatregelen is een gerechtsdeurwaarder nodig en moeten de wettelijke voorwaarden zijn vervuld.

Wanneer moet ik niet langer zelf blijven mailen?

Wanneer herinneringen geen resultaat opleveren, afspraken niet worden nagekomen of de achterstand verder oploopt, is het verstandig om professionele hulp te overwegen.

Welke informatie moet ik aanleveren?

Zorg voor een compleet dossier met facturen, afspraken, correspondentie en eventuele bewijsstukken.

Wilt u een openstaande factuur overdragen?

Heeft u te maken met een klant die niet betaalt? Wacht dan niet onnodig lang. Neem gerust contact met ons op. Wij bekijken graag welke aanpak past bij uw dossier.

AGIN Otten • 19 november 2025

Wat doet een gerechtsdeurwaarder precies?

door AGIN Otten • 11 juni 2026
Wat doet een gerechtsdeurwaarder precies? Lees welke taken een gerechtsdeurwaarder uitvoert bij incasso, dagvaarding, beslag en ontruiming.

Verjaring vordering voorkomen: voorkom dat uw geld verloren gaat

7 mei 2026
Een openstaande vordering lijkt vaak nog “wel binnen te komen”, maar in de praktijk zien wij dat ondernemers vorderingen maanden of zelfs jaren op de plank laten liggen. Het grootste risico? Dat een vordering verjaart en juridisch niet meer afdwingbaar is. In de praktijk betekent dit dat je jouw recht op betaling verliest, zelfs als je volledig in je recht staat. Dit maakt het voorkomen van verjaring van een vordering essentieel. Voor reguliere geldvorderingen geldt in Nederland een verjaringstermijn van vijf jaar. Voor facturen aan consumenten geldt meestal twee tot vijf jaar, afhankelijk van de situatie. Bij twijfel: noteer altijd de datum van levering of factuurdatum; dit is het startpunt van de verjaring. Zodra een betaling uitblijft, stuur je direct een eerste vriendelijke herinnering. Volg dit op met een aanmaning als de betaling uitblijft. Stuur als laatste een ingebrekestelling, zodat de schuldenaar in verzuim is. Dit houdt niet alleen het contact warm, maar kan ook helpen om discussie over verjaring later te voorkomen. Zie onze voorbeeldbrieven voor meer informatie. Als de debiteur de schuld schriftelijk erkent of vrijwillig een deel van de vordering voldoet, start de verjaring opnieuw. Dit kan bijvoorbeeld met een e-mail waarin de klant aangeeft: “Ik erken dat ik nog moet betalen en zal het bedrag overmaken.” Het is een eenvoudige maar effectieve manier om de termijn te verlengen. Als aanmaningen niet helpen, laat ons dan een aanmaning versturen of een gerechtelijke procedure starten. Zodra een gerechtelijke procedure loopt, wordt de verjaring opgeschort totdat de rechter een uitspraak doet. Dit voorkomt dat de vordering zomaar verjaart terwijl je wacht op betaling. Noteer factuurdatum, betalingstermijn, aanmaningen en correspondentie. Een goed dossier is cruciaal als je later moet aantonen dat de vordering nog steeds geldig is. Ook helpt het bij het herkennen van patronen in betaalgedrag van klanten. Vorderingen die ouder worden, verdienen extra aandacht. Neem regelmatig contact op en herhaal herinneringen. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de debiteur in financiële problemen komt of dat de vordering verjaart. Wacht niet tot het te laat is. Door tijdig te handelen en de juiste stappen te zetten, voorkom je dat jouw vordering haar waarde verliest.

Waarom een correcte 14-dagenbrief zo belangrijk is

door Agin Otten • 23 december 2025
Als u een consument wilt aanmanen tot betaling, schrijft de Wet Incassokosten (WIK) voor dat u eerst een 14-­dagenbrief verstuurt. Zonder deze brief kunt u de incassokosten later niet volledig verhalen. AGIN Otten ziet regelmatig brieven die inhoudelijk niet correct opgesteld en berekend zijn, waardoor deze opnieuw verzonden moeten worden. Hoe voorkomt u dit? Wat moet erin staan? Het openstaande bedrag en factuurnummer. Een betaaltermijn van minimaal 14 dagen, gerekend vanaf de dag ná ontvangst van de aanmaning. Het exacte bedrag aan incassokosten volgens de WIK-staffel (minimaal €40). Het exacte bedrag aan eventueel te vorderen BTW (afhankelijk van het feit of u wel of geen BTW in rekening brengt op uw factuur). Duidelijke betaalinstructies en contactgegevens. Waarom zo strikt? De WIK beschermt consumenten tegen onverwachte kosten. Voor u betekent dit: alleen bij een correcte brief mag u incassokosten én wettelijke rente rekenen. Tip: Verstuur de brief ook per e-mail met leesbevestiging. Zo kunt u aantonen dat de termijn correct is gestart. Met een juiste 14-dagenbrief voorkomt u discussie en vergroot u de kans op volledige vergoeding van kosten. Klik hier om een voorbeeld te vinden van een correcte 14-dagenbrief en tevens een rekenmodule om het juiste bedrag aan incassokosten te berekenen. U treft hier tevens een aantal andere voorbeeldbrieven zoals een aanmaning en ingebrekestelling.

Informatievereisten in ontruimingszaken met minderjarigen per 1 januari 2026

door Agin Otten • 22 december 2025
De Hoge Raad heeft op 28 november 2025 prejudiciële vragen beantwoord over de invloed van artikel 3 van het Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind (IVRK) op ontruimingsvorderingen (ECLI:NL:HR:2025:1799). Het antwoord op die vragen leidt tot een aanpassing van vereisten die de rechtbank stelt aan de informatie die de verhuurder in zo’n procedure moet verstrekken. De Hoge Raad overweegt dat de rechter, ook bij verstekzaken, verplicht is ambtshalve te onderzoeken of er minderjarige kinderen wonen in de te ontruimen woning. Daarbij moet de rechter ook informatie opvragen bij de verhuurder over welke mogelijkheden er zijn voor alternatieve huisvesting als die informatie niet al door de verhuurder zelf is verstrekt. Belangen van kinderen moeten een ‘eerste overweging’ zijn bij de beoordeling of een tekortkoming van de huurder ontbinding van de huurovereenkomst rechtvaardigt. Dit betekent niet dat een ontruiming altijd moet worden afgewezen als het in het belang van de kinderen is dat zij in de woning blijven, maar hun belangen wegen wel zwaar mee. Ook de beschikbaarheid van alternatieve huisvesting speelt een belangrijke rol. Daarbij moet worden gekeken naar de kwaliteit en geschiktheid van die huisvesting, waarbij het vermijden van dakloosheid en het voorkomen van scheiding tussen kind en ouders vooropstaan. Tegelijk ligt de primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen van deze gevolgen bij de ouders en de overheid, niet bij de verhuurder. Van woningcorporaties kan meer worden verwacht op het gebied van alternatieve huisvesting dan van particuliere verhuurders. Tot slot kan de rechter bij toewijzing van de ontruimingsvordering rekening houden met de belangen van kinderen door bijvoorbeeld een langere ontruimingstermijn toe te kennen of de beslissing uit te stellen om het zoeken naar alternatieve huisvesting te faciliteren. Onder omstandigheden kan hij ook voorwaarden verbinden, zoals het voorzien in adequate opvang. Naar aanleiding van de uitspraak van de Hoge Raad verzoekt de rechtbank verhuurders expliciet aandacht te besteden aan de vraag óf er minderjarige kinderen in het gehuurde verblijven én welke mogelijkheden van alternatieve huisvesting er zijn. In tegenspraakzaken zal tijdens de mondelinge behandeling ook aandacht worden besteed aan deze onderwerpen. In verstekzaken zal via een tussenvonnis informatie worden opgevraagd als in de dagvaarding geen (volledige) informatie is opgenomen over de aanwezigheid van kinderen en de mogelijkheden van alternatieve huisvesting.

Explootvrije dagen in 2026: wat betekent dat voor u?

door Agin Otten • 22 december 2025
Misschien heeft u er nog nooit van gehoord: een exploot. Toch kunt u er ooit mee te maken krijgen. Bijvoorbeeld als u een officiële brief ontvangt van een gerechtsdeurwaarder. Zo’n brief kan gaan over een rechtszaak, een betaling of een beslag. De wet zegt dat een gerechtsdeurwaarder dit soort officiële stukken niet op elke dag mag bezorgen. Er zijn dagen waarop dat niet mag. Die dagen heten explootvrije dagen. Voor 2026 zijn deze dagen vastgesteld. Op deze pagina leest u welke dagen dat zijn en wat dit voor u betekent. Ook als u hier nu nog geen ervaring mee heeft. Wat is een exploot? Een exploot is een officieel document dat door een gerechtsdeurwaarder wordt uitgereikt. Bijvoorbeeld: een dagvaarding om voor de rechter te verschijnen; een bericht over beslag; een andere officiële mededeling in een juridische procedure. Het uitbrengen van zo’n document heet een ambtshandeling. Dat betekent dat de deurwaarder dit doet namens de wet en volgens vaste regels. Wanneer mag een exploot niet worden uitgebracht? De wet bepaalt dat een gerechtsdeurwaarder op bepaalde dagen geen exploot mag uitbrengen. Dit zijn de zogenoemde explootvrije dagen. Deze regels zijn er om mensen te beschermen tegen ingrijpende juridische stappen op dagen waarop dat niet wordt verwacht, zoals zondagen en feestdagen. Ze zorgen voor rust en duidelijkheid. Zijn er uitzonderingen mogelijk? Ja, soms wel. In bijzondere situaties kan het nodig zijn om toch op een explootvrije dag een ambtshandeling te verrichten. Dat mag alleen als een rechter daar vooraf toestemming voor geeft. De schuldeiser moet hiervoor een verzoek doen bij de voorzieningenrechter. Zonder die toestemming mag de gerechtsdeurwaarder niet handelen. Explootvrije dagen in 2026 Op de volgende dagen mag een gerechtsdeurwaarder in 2026 geen exploot uitbrengen: Alle zondagen 1 januari - Nieuwjaarsdag 3 april - Goede vrijdag 6 april - Tweede Paasdag 27 april - Koningsdag 5 mei - Bevrijdingsdag 14 mei - Hemelvaartsdag 25 mei - Tweede Pinksterdag 25 december - Eerste Kerstdag 26 december - Tweede Kerstdag Deze dagen zijn vastgelegd in de wet en gelden elk jaar. 2. Gelijkgestelde explootvrije dagen (2026) Daarnaast zijn er dagen die door de overheid zijn aangewezen als gelijk aan een feestdag. In 2026 zijn dat: vrijdag 2 januari 2026; vrijdag 15 mei 2026 (de dag na Hemelvaart) Ook op deze dagen mag een gerechtsdeurwaarder geen exploot uitbrengen, tenzij de rechter daarvoor toestemming geeft. Waarom zijn explootvrije dagen belangrijk? Explootvrije dagen zorgen ervoor dat mensen niet onverwacht worden geconfronteerd met officiële juridische stappen op rustdagen. Dit draagt bij aan rechtszekerheid. Dat betekent: iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Voor burgers, bedrijven en de rechtspraak. Wist u dat… een gerechtsdeurwaarder een exploot normaal gesproken alleen mag uitbrengen tussen 07.00 en 20.00 uur? Buiten deze tijden is toestemming van de rechter nodig. een gerechtsdeurwaarder onafhankelijk is? Hij voert de wet uit en kiest geen partij. De inhoud van de zaak beoordeelt de rechter. u een klacht kunt indienen als u denkt dat een gerechtsdeurwaarder zich niet aan de regels heeft gehouden? Dat kan bij de Kamer voor Gerechtsdeurwaarders . Wat betekent dit voor u? Als u ooit een exploot ontvangt, is het goed om te weten: er zijn vaste dagen waarop een gerechtsdeurwaarder geen exploten mag uitbrengen; uitzonderingen zijn alleen mogelijk met toestemming van een rechter; gerechtsdeurwaarders plannen hun werk zorgvuldig en volgens de wet. Twijfelt u over een document dat u heeft ontvangen? Dan is het verstandig om informatie in te winnen of om advies te vragen. Bron: KBvG
Executoriaal beslag uitgelegd door AGIN Otten

Executoriaal beslag: wat is het en hoe werkt het?

door AGIN Otten • 19 november 2025
Wat is executoriaal beslag en hoe werkt het? Lees meer over executoriale titels, beslagvormen, derdenbeslag en de rol van de gerechtsdeurwaarder.
Hoofdelijke aansprakelijkheid

Hoofdelijke aansprakelijkheid

door Agin Otten • 19 november 2025
Ontdek wat hoofdelijke aansprakelijkheid is, wanneer je het bent en verschillende voorbeelden.
wie helpt bij een alimentatie achterstand

LBIO, gerechtsdeurwaarder of advocaat: wie helpt bij een alimentatie-achterstand?

door Agin Otten • 14 november 2025
Heeft u te maken met een alimentatie-achterstand? Dan wilt u uiteraard weten hoe u dat geld alsnog kunt innen. Maar wat doet wie, en wanneer schakelt u welke partij in? In deze blog leggen we het uit.
Veelgestelde vragen over alimentatie en incasso

Veelgestelde vragen over alimentatie en incasso

door Agin Otten • 14 november 2025
In deze blog beantwoorden we de meest voorkomende én praktische vragen over alimentatie-incasso en de rol van de gerechtsdeurwaarder.

Indexering van alimentatie: verplicht en automatisch?

door Agin Otten • 14 november 2025
Alimentatie moet jaarlijks worden verhoogd met een wettelijk vastgesteld indexeringspercentage, tenzij anders is afgesproken. Wanneer indexering jarenlang niet is toegepast, kan er een aanzienlijk bedrag aan achterstallige indexatie ontstaan.